协同办公简明使用手册 (办文秘书适用)

1.   控件安装

       如是各部门办文秘书发文,首先需要安装“OA系统的金格控件”,进入信息门户登录首页,点击右下角的“IE8中OA系统中金格控件的权限设置”,如下图所示:

       进入页面内容页后点击“安装文件”链接下载控件安装文件,然后安装控件,如下图所示:

       然后打开IE浏览器,选择菜单栏中“工具”-“Internet选项”,如下图所示:

       在打开的Internet选项中选择“安全”,然后在“该区域的安全级别”中点击“自定义级别”,如下图所示:

       在弹出的安全设置中, 首先在“重置自定义设置”中选择“中-高(默认)”,点击“重置”按钮, 最后
将“ActiveX控件和插件”-“ActiveX控件自动提示”选择为“启用”,再点击“确定”按钮,如下图所示:

       在发文过程中第一次编辑公文正文时会弹出一安全警告窗口,一定要点击“安装”按钮,进行控件安装,如
下图所示:

2.   设置浏览器拦截弹出窗口
       在IE8中点击菜单栏中“工具”,选择“Internet选项”,如下图所示:

       在弹出的“Internet选项”窗口中选择“隐私”,在“弹出窗口阻止程序”选项中点击“设置”按钮,如下图所示:

       在要允许的网站地址输入框中输入“210.40.2.223”,然后点击添加按钮,如下图所示:

       在IE9中点击浏览器右上角的齿轮图标,选择“Internet选项”,如下图所示:

       在弹出的“Internet选项”窗口中选择“隐私”,在“弹出窗口阻止程序”选项中点击“设置”按钮,如下图所示:

       在要允许的网站地址输入框中输入“210.40.2.223”,然后点击添加按钮,如下图所示:

       在360浏览器中点击菜单栏中“工具”,选择“选项”,如下图所示:

       在选项设置中选择“广告过滤”,然后点击右面的“管理例外网站”,如下图所示:

       在主机名的输入框中输入“210.40.2.223”,如下图所示:

3.发布通知公告
       “学校通知”、“学院通知”、“部门通知”一般用于日常事务性的通知,在登录信息门户后的首页中显示,如要发布,点击信息门户页面左面栏目中的“办公系统”,如下图所示:

       进入办公系统后,点击“公共服务”-“公告起草”,在公告起草页面中点击“新增”按钮,如下图所示:

       进入公告新增页面后,输入公告相关信息,最后点击右下角的“保存”按钮,在弹出的确认窗口中选择“确
定”,即可完成公告起草,如下图所示:

       然后点击左边导航菜单中的“公告发布”,在刚才起草的通知公告标题前的选择框中打“√”,然后点击“发布”按钮,如下图所示:

       如要编辑或删除已发布的通知公告,可进入“公告发布”, 在要操作的通知公告标题前的选择框中打“√”,然后点击“取消发布”按钮,即可在“公告起草”中编辑或删除该通知公告。
4.快速发文
       登录信息门户后,点击页面左面栏目中的“办公系统”,如下图所示:

       进入办公系统后,点击“公文管理”-“发文管理”,在发文管理页面中点击“在办文件”,然后点击“新增”,如下图所示:

       在弹出的流程选择窗口中选择“快速发文流程”,点击“确定”,如下图所示:

       关于流程选择中四个流程的定义:
       学校发文流程:主要针对校级公文的流转,由两办审核,流程如下:
       办文单位拟稿→办文单位负责人审核→党办校办秘书核稿→党办校办负责人审核→党办校办秘书转文→校
领导审批→党办校办秘书制文归档分发→结束
       党政机关、学院发文流程:主要针对校内二级部门公文的流转,流程如下:
       办公室拟稿→部门领导审核→办公室规范格式、校对→部门领导签发→办公室编号、印制、归档→结束
       快速发文流程:主要针对已成文的公文,无需走流程,直接可由相关部门秘书发布。
       快速发文流程(需审核):主要针对已成文的公文,但还需部门负责人审核,然后再由相关部门秘书发
布。
       进入发文拟稿页面后,在输入文号、标题等信息后,点击左上角的一个word图标,如下图所示:

       在弹出的正文编辑页面中,录入要发布公文的内容或从已拟好稿的word中拷入,确定无误后点击“保存”按
钮,最后点击“关闭”按钮,如下图所示:

       返回发文拟稿页面,如有附件可点击附件栏目中的“浏览”,在弹出的窗口中选择要上传的附件文件,最后
点击打开按钮,如有多个附件,可点击附件栏中的“添加”按钮,增加一个附件上传,如下图所示:

       确认录入的信息无误后,点击发文拟稿页面右下角的“保存”按钮,如下图所示:

       然后再进入“公文管理”-“发文管理”,在发文管理页面中点击“在办文件”,可以看见刚才保存的文件,如要删除该文件可在文号前的选择框中打“√”,然后点击“删除”,如下图所示:

       点击该文件标题进入文件编辑页面,信息提示会有“套红”的提示,点击“确定”按钮,然后点击左上角的一个word图标,如下图所示:

       进入正文编辑页面,点击“套红”按钮,如下图所示:

       进入模版选择页面,鼠标点击相应的模版名称(一般选择“快速发文专用空套红模版”)进行选择,如没有
弹出模版选择窗口,可参考前面“设置浏览器拦截弹出窗口”进行设置,然后点击“确认”按钮,如下图所示:

       如套红模版或内容不符合本部门要求,可直接在编辑器中修改,检查正文格式后,点击“定稿”按钮,完成
拟稿,注意此步骤一定要做,最终发布的公文就将以html格式显示,方便用户浏览,如下图所示:

       定稿成功后会自动返回发文编辑页面,然后点击页面右下角“分发”按钮,如下图所示:

       进入选择分发对象页面,点击分发对象“选择”按钮,如下图所示:

       在弹出的人员选择窗口中选择可以查看该公文的人员,可按“部门”或“群组”来选择人员,在人员名字或单位名称前的选择框中打“√”进行选择,然后点击“>”按钮把所选人员加入到右面的选择框中,如要发送给全部人员,点击“>>”按钮进行全部人员的选择,点击“确定”按钮,完成选择,如下图所示:

       返回选择分发此文档的对象窗口后,点击“确定”,完成文件的分发,如下图所示:

       返回发文编辑页面,点击右下角“提交”按钮,在弹出的窗口中,填入处理意见,下一步选择“结束”,点击“发送”按钮,即可完成公文流转,注意此步骤一定要做,否则在公文显示列表中将没有“处理时间”,造成文件
排序错误,如下图所示:

5.编辑已发公文
       如要对已发公文进行编辑或删除,首先进入“个人办公”-“已办事宜(合)”,在已发公文列表中点击选择要编辑的公文(颜色变深即代表已选择该行公文),然后“回收”按钮,如下图所示:

       提示回收成功后,进入“公文管理”-“发文管理”-“待办文件”中可看见文件已回收,如下图所示:

       点击公文标题进入公文编辑页面,可直接编辑公文标题、文号等,如要编辑正文可点击左上角的一个word
图标,在弹出的正文编辑页面中,首先点击“撤销”按钮,如下图所示:

       撤销成功后就可对正文进行编辑,编辑完正文后,分别再进行“套红”和“定稿”,最后返回公文编辑页面,可进行分发对象的修改,然后提交。
       如要删除回收的公文,可在公文编辑页面中不要点击“提交”按钮直接点击“保存”按钮后,进入“公文管理”-“发文管理”-“在办文件”中,选择该公文后点击“删除”按钮,如下图所示

6.工作委托
       工作委托主要针对办公人员由于各种原因不能进行网络办公时,可将其有权限的工作委托给相关人员进
行处理。
       首先进入协同办公子系统,点击“个人办公”-“工作委托”,然后点击“增加”按钮,如下图所示:

       进入新增页面,点击受托人“查询”按钮,选择相应的受托人,然后再选择开始和结束时间,在委托类型中
选择“发文”,最后点击“保存”按钮,如下图所示:

       然后受托人在“个人办公”-“工作委托”-“受托”中可以看到相关委托信息,如下图所示:

7.其它
       本协同办公系统也可作为各学院、校直各部门等学校二级部门的内部公文系统,发文过程采用上述中的“
快速发文”,只是在“分发”的时候选择相应的部门或教职工即可限定发文范围,如下图所示: